¿Qué es la gestión eficaz del conocimiento?

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Ángel de Mora-Losana Careno

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En términos generales, en España, a diferencia de Estados Unidos, Japón u otros países europeos como Alemania, Noruega o Suecia, hay un gran desconocimiento de su significado y de los grandes beneficios que conlleva la implementación de una gestión eficaz del conocimiento.

De forma muy resumida y sencilla, puede decirse que consiste en administrar óptimamente el conocimiento para mejorar su empleo y maximizar su aprovechamiento, utilidad y calidad. Abarca numerosas actividades y prácticas, entre las que se encuentran facilitar el acceso y asimilación de los conocimientos, actualizarlos, crear otros nuevos, identificar los que son claves, organizarlos, retener las nociones críticas, intercambiar las mejores experiencias, detectar las lagunas de conocimientos más importantes, etc.

Un error común es confundirla con la gestión de información o documentación. La información puede contener varios conocimientos, alguno o ninguno. La gestión del conocimiento no gestiona toda la información, sino que se centra en extraer los conocimientos a partir de dicha información y administrarlos conforme a unas reglas y métodos específicos.

El conocimiento representa el recurso que más posibilidades ofrece al ser humano para tomar decisiones acertadas y realizar las actividades sin errores, lo que remarca la importancia de aprender a administrarlo bien. Uno de sus aspectos importantes es que se trata de un activo intangible, es decir, no puede cuantificarse físicamente de la misma manera que el número de personas u ordenadores en una empresa. Esta particularidad hace que sea más difícil preservarlo, distribuirlo o evaluarlo. Por ello, otra de las actividades fundamentales que incluye es traspasar los conocimientos tácitos, que no están registrados, como los que residen en la mente sin formularse, a conocimientos explícitos que pueden ser almacenados, retenidos y aprovechados.

La gestión del conocimiento no se desarrolla de manera informal, sino que requiere de la utilización de metodologías avanzadas

La gestión del conocimiento no se desarrolla de manera informal, sino que requiere de la utilización de metodologías avanzadas que incluyen reglas, métodos, técnicas, procesos y procedimientos para llevar a cabo las correspondientes actividades, respaldadas por unos sistemas que agilizan su operatividad. Para evaluar los progresos, se utilizan indicadores específicos que miden el nivel de madurez alcanzado a lo largo de su evolución. Estos indicadores permiten distinguir el avance entre diferentes organizaciones y determinar los aspectos que necesitan mejoras.

Las ventajas de su aplicación en cualquier entidad u organización son inmensas. Al facilitar el acceso, asimilación e intercambio de nociones, los empleados incrementan su capacidad para resolver problemas y afrontar nuevas situaciones. Por otra parte, al detectar los gaps y distribuir mejor los conocimientos adquiridos, se reduce la dependencia de los profesionales con mayor preparación. Además, al disminuir los errores y retrasos y posibilitar que las mejores prácticas puedan extrapolarse de unas áreas a otras se incrementa la productividad y el rendimiento. Otro beneficio es que impide que el conocimiento de sus mejores expertos se pierda, evitando así la disminución de la calidad de los servicios o productos ofrecidos. En caso de que dichos trabajadores se jubilen, se pongan enfermos o se vayan, los conocimientos críticos son identificados con precisión y transferidos anticipadamente a otras personas, sin afectar la operatividad.

Las metodologías necesitan renovarse y adaptarse constantemente a los tiempos actuales. En la Fundación Gestión del Conocimiento, por ejemplo, se desarrolló un nuevo enfoque y se creó hace unos años una nueva metodología denominada Gestión Eficaz del Conocimiento, fruto de la experiencia y avances obtenidos por sus profesionales durante más de dieciocho años de trabajo. Más avanzada que las metodologías tradicionales, administra el conocimiento de manera más útil y práctica. No solo se enfoca en las organizaciones, sino también a nivel individual. Integra aspectos de gestión del cambio para mejorar la transición hacia las nuevas situaciones, inteligencia emocional para facilitar la comprensión de todos los aspectos e incorpora avances de neurodidáctica para comprender cómo el cerebro aprende y, de esta manera, mejorar el intercambio de nociones. Además, incluye indicadores de progreso social.

En nuestro país, es esencial impulsar su desarrollo e incrementar su aplicación, lo cual reduciría muchas de las deficiencias actuales. Por ejemplo, en el sector de la enseñanza, permitiría aumentar significativamente la comprensión lectora de los estudiantes. Según el reciente informe PISA, los alumnos españoles del último curso de la ESO han experimentado un retroceso de tres puntos en este aspecto. En el entorno empresarial, su implementación podría alargar la vida promedio de las compañías (en España, cerca del 60% de las empresas de nueva creación no sobreviven más allá de los cinco años). En el campo de la medicina, facilitaría una mayor comprensión de los conocimientos transmitidos entre el personal sanitario y los pacientes. Y así, en muchos otros ámbitos de la sociedad.

Ángel de Mora-Losana Careno es presidente de la Fundación Gestión del Conocimiento.